ארגון כנסים ואירועים

ארגון כנסים ואירועים הוא תחום מורכב ואם אין לך ניסיון בארגון הכנס או האירוע אז הנה לך כמה טיפים:
קודם כל לפני ארגון כנס / אירוע  צריך למצוא אולם, מה צריך להיות באולם?
האולם צריך להכיל את מספר המוזמנים בהתאם לאירוע.
לדוגמא: אם מספר המוזמנים גדול ותרכשו אולם כנסים קטן יווצר תחושת צפיפות. ואם תקחו אולם לכנסים גדול ומספר המוזמנים קטן תהיה תחושת ניתוק.
לכן אולם כנסים צריך להתאים בהתאם למספר המוזמנים באירוע וכך תתנו אווירה רגועה ונעימה של הכנס או האירוע.

לאחר שבחרתם את מרכז הכנסים שבו תארגנו את הכנס תאלצו לבדוק עוד כמה דברים חיוניים באולם עצמו:
1. את נגישות לאורחים ( גם לבעלי מוגבלות).
2. מקום חנייה לאורחי הכנס / האירוע.
3. האם יש תחבורה ציבורית נגישה.
4. האם יש מאבטחים לסיפוק צורכי הביטחון.
5. ציוד הקרנה (מקרנים, מסכים, מערכות הגברה).
6. מיזוג מרכזי.

לפני שאתם סוגרים על מקום לכנס או האירוע שלכם חשוב לוודא שיש למקום רישיון מסודר.
ככל שהאולם או הגן בו מתבצע הכנס יהיה מאובזר ומשוכלל כך ההוצאת יהיו נמוכות.

השלב הבא לאחר שבחרתם את המקום בו יערך האירוע /הכנס צריכים להזמין את האורחים / המוזמנים לכנס.
ישנם כמה דרכים להזמין את המוזמנים :
שליחת ניוזלטר (נא לשים לב לחוק הספאם).
שליחת דיוור אישי לכל מוזמן ע"י דיוור, SMS וכו'.
בניית אתר רישום תדמיתי לכנס בו נרשמים כל המוזמנים.
להתקשר לכל מוזמן ולבצע זימון / רישום לכנס עצמו ולוודא האם קיבל הזמנה ואם כן לשאול האם הוא מתכוון להגיע.

לאחר מכן יש לבצע אימות ואישור הגעתם של המוזמנים יומיים לפני האירוע / הכנס כדי להבטיח את כמות המוזמנים לכנס.

ביום הכנס / האירוע כדי לדעת את מס' המוזמנים שהגיעו תצטרכו מערכת המנהלת בקרת רישום מוזמנים וזאת ע"י הצבת עמדות רישום ממוחשבות המאויישות ע"י דיילים/ות.
עמדות הרישום יחסכו ממכם המון כאב ראש בקבלת המוזמנים, כל מוזמן בעת הגעתו לכנס יגיע לאחת מעמדות הרישום ושם יקלט שמו של אותו מוזמן.
בעמדת הרישום תתבצע אימות פרטי המוזמן ולאחר זיהוי פרטיו של אותו אורח יונפק לו תג זיהוי הכולל את שמו של אותו מוזמן ואת תפקידו או את שם חברתו.

עמדות הרישום בעת סיום ההרשמה יתנו אינדיקציה מלאה אודות כמות המגיעים בפועל לכנס.

נשמח לעמוד לרשותכם בכל עת SIMI GROUP.